Koblian (en adelante, la "Empresa"), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único 1074 de 2015), mediante los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, garantiza la confidencialidad, seguridad y correcto uso de la información recolectada de sus usuarios, clientes, proveedores y empleados.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón Social: Koblian

• Dirección Físicas: Caldas, Antioquia,Colombia

• Teléfono de Contacto: +57 3138926037

• Sitio Web:https://www.koblian.com/

• Correo Electrónico de Protección de Datos: contacto@koblian.com

2. Definiciones Fundamentales

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. datos de salud, origen étnico, convicciones religiosas, datos biométricos).

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de la información (en este caso, Koblian).

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios Rectores

El Tratamiento de datos personales en Koblian se rige por los siguientes principios rectores establecidos en la legislación colombiana:

1. Principio de Legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.

2. Principio de Finalidad: La recolección obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.

3. Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

4. Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.

7. Principio de Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.

8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos

Koblian recolecta, almacena, consulta, usa y suprime datos personales con las siguientes finalidades específicas:

A. Clientes y Usuarios del Sitio Web (https://www.koblian.com/)

• Gestionar y validar las relaciones comerciales, contractuales o de prestación de servicios.

• Procesar solicitudes, cotizaciones, consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR).

• Enviar comunicaciones comerciales, informativas, promocionales y publicitarias sobre productos o servicios de Koblian.

• Efectuar análisis estadísticos, de mercado y de navegación para optimizar la experiencia en el sitio web.

• Gestionar la facturación, cobros y cumplimiento de obligaciones contables y fiscales en Colombia.

B. Proveedores y Aliados Comerciales

• Evaluación, selección y vinculación de proveedores.

• Gestión de órdenes de compra, contratos, facturas y pagos.

• Verificación de antecedentes comerciales y cumplimiento en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

C. Candidatos y Personal

• Adelantar procesos de selección, evaluación técnica y contratación laboral.

• Gestión de la relación laboral, afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social (EPS, AFP, ARL, Caja de Compensación) y pago de nómina.

5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

• Datos Sensibles: Koblian solo solicitará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y bajo autorización explícita del Titular. Se le informa al Titular que responder preguntas sobre datos sensibles es de carácter optativo.

• Niños, Niñas y Adolescentes: Koblian vela por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad, asegurando que se respeten sus derechos fundamentales. Cualquier tratamiento requerirá la autorización de sus representantes legales, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

6. Derechos de los Titulares de la Información (HÁBEAS DATA)

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Koblian en su condición de Responsable del Tratamiento.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Koblian, salvo cuando expresamente se excepte como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado por Koblian, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta, reclamo, actualización, rectificación o supresión mediante el envío de una comunicación formal.

Canales Habilitados:

• Correo Electrónico: privacidad@koblian.com

• Dirección Física: Caldas, Antioquia, Colombia

• Teléfono: +57 3138926037

Requisitos de la Solicitud:

1. Nombre completo y número de documento de identidad del Titular.

2. Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.

3. Datos de contacto para notificación (dirección física, correo electrónico y teléfono).

4. Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

Tiempos de Respuesta (Ley 1581 de 2012):

• Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos o solicitudes de supresión/revocatoria: Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.

8. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Koblian podrá realizar la transmisión o transferencia de datos personales a terceros alojadores de servidores, proveedores de software en la nube (como infraestructura CRM, plataformas de envío masivo de correos o procesadores de pago) ubicados dentro o fuera de Colombia, garantizando que dichos Encargados o Responsables internacionales mantengan niveles adecuados de protección de datos personales alineados con la normativa colombiana.

9. Medidas de Seguridad

Koblian adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10. Vigencia y Modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad para la cual fueron recabados, o el periodo exigido por obligaciones legales y fiscales.

Cualquier cambio sustancial en estas políticas será comunicado oportunamente a los Titulares a través del sitio web https://www.koblian.com/ antes de su puesta en aplicación.

• Fecha de entrada en vigencia: 12 de agosto de 2026

• Versión: 1.0